Wat Is 5 Why’s methode en hoe pas je dit toe? | Lean.nl (2024)

Wat is de 5 Why’s Methode?

De 5 Why’s methode, ook wel bekend als de 5 keer waarom-methode, is een belangrijke techniek binnen Lean om de kernoorzaken van een probleem te achterhalen. Samen met de 5W+1H-methode (Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom en Hoe) biedt de 5 Why’s methode een gestructureerde aanpak om problemen te analyseren en op te lossen. Het uitgangspunt is simpel: door vijf keer de vraag “Waarom?” te stellen, graaf je dieper naar de kernoorzaak van een probleem.

Hoe Werkt de 5 Why’s Methode?

In Lean gebruiken we de 5 Why’s methode vaak na een oorzakenanalyse, zoals Ishikawa, en proberen we verder in te gaan op het probleem. Het proces begint met het identificeren van een probleem en vervolgens stel je vijf keer achter elkaar de vraag “Waarom?”. Elke keer dat je deze vraag stelt, kom je een stap dichter bij de kernoorzaak. Het doel is om niet bij oppervlakkige antwoorden te blijven, maar dieper te gaan om de werkelijke oorzaak te vinden die het probleem veroorzaakt. Toyota, het bekende Japanse autobedrijf, heeft deze methode geïmplementeerd en ontdekte dat in 99,9% van de gevallen de oorzaak van problemen te herleiden is tot menselijke fouten of beslissingen.

Stappen van de 5 Why’s Methode

1. Identificeer het probleem: Begin met een duidelijk geformuleerd probleem dat je wilt oplossen.
2. Vraag “Waarom?”: Stel de vraag “Waarom is dit probleem opgetreden?” en noteer het antwoord.
3. Vraag opnieuw “Waarom?”: Stel op basis van het gegeven antwoord opnieuw de vraag “Waarom?” en noteer ook dit antwoord.
4. Herhaal dit proces vijf keer: Blijf deze vraag herhalen totdat je vijf keer hebt gevraagd waarom. Dit helpt je om van symptomen naar de kernoorzaak te gaan.
5. Analyseer de antwoorden: Evalueer de antwoorden om de werkelijke oorzaak van het probleem te vinden.

Voorbeeld 1: Productie Output

Probleem: De productie output is gedaald.

1. Waarom is de productie output gedaald?
   • De machine stopte.
2. Waarom stopte de machine?
   • Een onderdeel brak af.
3. Waarom brak het onderdeel af?
   • Het onderdeel was versleten.
4. Waarom was het onderdeel versleten?
   • Het onderhoud was niet op tijd uitgevoerd.
5. Waarom was het onderhoud niet op tijd uitgevoerd?
   • Er was geen onderhoudsschema opgesteld.

Door het ontbreken van een onderhoudsschema werd het onderhoud niet op tijd uitgevoerd, waardoor een onderdeel versleten raakte en uiteindelijk de machine stopte, waardoor de productie output daalde.

Voorbeeld 2: Klantenservice Wachttijden

Probleem: Klanten klagen over lange wachttijden bij de klantenservice.

1. Waarom zijn de wachttijden lang?
   • Er zijn te weinig medewerkers om alle telefoontjes te beantwoorden.
2. Waarom zijn er te weinig medewerkers?
   • Het budget is beperkt.
3. Waarom is het budget beperkt?
   • Het management heeft het budget niet verhoogd.
4. Waarom heeft het management het budget niet verhoogd?
   • Het management heeft geen duidelijk beeld van de klachten en de gevolgen daarvan.
5. Waarom heeft het management geen duidelijk beeld van de klachten en gevolgen?
   • Er is geen systeem om klachten te registreren en te analyseren.

Door het ontbreken van een systeem om klachten te registreren en analyseren heeft het management geen duidelijk beeld van de klachten en de gevolgen daarvan, waardoor het budget niet verhoogd werd en er te weinig medewerkers zijn om alle telefoontjes te beantwoorden, wat leidt tot lange wachttijden bij de klantenservice.

Waarom de 5 Why’s Methode Gebruiken?

1. Eenvoud en Toegankelijkheid

De 5 Why’s methode is eenvoudig en toegankelijk voor iedereen, ongeacht hun achtergrond of ervaring met Lean-methodologieën. Het vereist geen Lean training of expertise, alleen de bereidheid om diepgaande vragen te stellen en kritisch te denken over de antwoorden.

2. Probleemanalyse

Door herhaaldelijk de vraag “Waarom?” te stellen, dwing je jezelf en je team om verder te kijken dan de oppervlakte en de ware oorzaak van een probleem te achterhalen. Dit helpt bij het voorkomen van symptoombestrijding en zorgt ervoor dat oplossingen gericht zijn op de echte oorzaken.

3. Kostenbesparing en Efficiëntie

Het aanpakken van de kernoorzaak van een probleem kan vaak voorkomen dat dezelfde problemen in de toekomst opnieuw optreden. Dit leidt tot een efficiënter gebruik van middelen en kan aanzienlijke kostenbesparingen opleveren.

4. Verbeterde Kwaliteit

Door problemen grondig te analyseren en op te lossen, verbeter je de algehele kwaliteit van producten en diensten. Dit kan leiden tot hogere klanttevredenheid en loyaliteit.

5. Cultuur van Continue Verbetering

Het gebruik van de 5 Why’s methode stimuleert een cultuur van continue verbetering. Door regelmatig te evalueren waarom dingen fout gaan en stappen te ondernemen om deze problemen op te lossen, bevorder je een werkomgeving waarin continue verbetering centraal staat.

Integratie met Andere Lean Methodieken

De 5 Why’s methode kan effectief worden gecombineerd met andere Lean-tools en -technieken, zoals de 5W+1H methode (Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom en Hoe). Door deze methoden samen te gebruiken, kun je een vollediger beeld krijgen van de oorzaken van een probleem en effectievere oplossingen ontwikkelen.

Voorbeeld van Integratie

Probleem: Een product is beschadigd aangekomen bij de klant.

1. Wie?
   • De verzendafdeling.
2. Wat?
   • Het product was beschadigd.
3. Waar?
   • Tijdens het transport.
4. Wanneer?
   • Tijdens de laatste verzending.
5. Waarom?
   • De verpakking was onvoldoende.
6. Hoe?
   • Door het gebruik van ongeschikte verpakkingsmaterialen.

Na het beantwoorden van deze vragen, kun je de 5 Why’s methode toepassen om dieper te graven in de kernoorzaken:

1. Waarom was de verpakking onvoldoende?
   • Omdat de verpakkingsmaterialen van lage kwaliteit waren.
2. Waarom waren de verpakkingsmaterialen van lage kwaliteit?
   • Omdat er bezuinigd werd op verpakkingskosten.
3. Waarom werd er bezuinigd op verpakkingskosten?
   • Omdat het budget voor verpakkingen was verlaagd.
4. Waarom was het budget voor verpakkingen verlaagd?
   • Omdat het management niet op de hoogte was van de impact van slechte verpakkingen.
5. Waarom was het management niet op de hoogte van de impact?
   • Omdat er geen feedbacksysteem was om klachten van klanten te analyseren.

Door het gebrek aan een feedbacksysteem om klantklachten te analyseren, was het management niet op de hoogte van de impact van slechte verpakkingen, wat leidde tot bezuinigingen op verpakkingsmaterialen en uiteindelijk tot beschadigde producten.

Conclusie

De 5 Why’s methode is een krachtig hulpmiddel binnen Lean en Lean Six Sigma voor het identificeren van de kernoorzaken van problemen. Het stelt organisaties in staat om niet alleen problemen op te lossen, maar ook om deze problemen in de toekomst te voorkomen door diepgaande analyse en gerichte maatregelen. Door deze methode te integreren met andere Lean-tools, zoals de 5W+1H methode, kunnen organisaties een cultuur van continue verbetering bevorderen en hoge kwaliteitsnormen handhaven.

Heeft u nog vragen over Lean-methodieken of wilt u meer leren over hoe u Lean-principes kunt toepassen in uw organisatie? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen! Wij helpen u graag verder.